Guide #3 adhésion en ligne

Vidéo tutoriel : Adhésion en ligne

Simplifiez vous la vie avec le module d’adhésion en ligne !

Passez du traitement des dossiers d’adhésion « papier » (et du temps considérable que cela prend) au système d’adhésion en ligne avec possibilité pour l’adhérent de payer son dossier d’adhésion directement en ligne (votre comptabilité sera alors automatiquement saisie) !

Voici comment mettre en place l’adhésion en ligne pour votre association.

Configurez le module d’adhésion en ligne
1. Configurez votre campagne d’adhésion
2. Personnalisez le formulaire d’adhésion en ligne
3. Configurez les produits et les moyens de paiement disponibles
Créez votre premier dossier d’adhésion comme un futur adhérent
Traitez vos dossiers d’adhésion
Payez votre dossier d’adhésion
Suivez vos dossiers d’adhésion

1. Configurez le module d’adhésion en ligne

1.1 Configurez votre campagne d’adhésion

La configuration de votre campagne d’adhésion consiste à saisir des informations de présentation avec une image qui seront ensuite présentées aux futurs adhérents sur le site de l’association. Expliquez donc dans cette partie comment va se dérouler le process d’adhésion, comment vous récolterez les paiements (si vous n’utilisez pas le module de paiement en ligne).

Vous allez ensuite configurer les dates pendant lesquelles le module d’adhésion en ligne sera accessible.

Enfin, vous renseignerez la période d’adhésion, dates pendant lesquelles les personnes seront adhérentes à l’association. Ainsi, le lendemain de la fin de la période d’adhésion, tous les adhérents basculeront automatiquement en Ancien Adhérent.

1.2 Personnalisez le formulaire d’adhésion en ligne

La première étape de la personnalisation du formulaire d’adhésion en ligne consiste à choisir quels sont les champs « standards » (nom, prénom, adresse, code postal, etc…) que vous voulez afficher et leur contrainte (obligatoire / facultatif).

Dès que vous avez une question « non standard », spécifique à votre association, vous allez la créer avec un nouveau champ personnalisé.

1.3 Configurez les produits et les moyens de paiement disponibles

La dernière étape (si vous faîtes des adhésions payantes) avant de pouvoir mettre en ligne votre module d’adhésion en ligne, c’est le choix des produits et des moyens de paiement disponibles.

Seuls les produits de libellé comptable Cotisations / adhésions et Licences sont disponibles, et leurs dates doivent couvrir les dates de la campagne d’adhésion.

Ensuite vous pouvez indiquer les différents moyens de paiement que l’association propose.

Plus de détail sur la configuration du module d’adhésion en ligne de l’association…

2. Créez votre premier dossier d’adhésion comme un futur adhérent

Une fois le module d’adhésion en ligne correctement configuré, faîtes votre premier test de bout en bout.

Allez sur le site de l’association et cliquez sur le menu « Adhésion ».

Vous allez retrouver la configuration et la présentation que vous avez faites plus haut. Cliquez ensuite sur Constituer votre dossier (si vous êtes connecté, sinon connectez vous.) et suivez le guide :

Plus de détail sur le formulaire d’adhésion en ligne de l’association…

3. Traitez vos dossiers d’adhésion

Le workflow de gestion des dossiers d’adhésion est très simple et vous avez la main sur qui rejoint ou non votre association.

Dans les grandes lignes, une fois qu’un dossier a été saisi sur le site internet de l’association (campagne d’adhésion en ligne), il apparaît alors dans la page des dossiers d’adhésion avec le statut À traiter. Si vous validez le dossier, il va basculer dans le statut À payer et quand les paiements seront affectés au dossier, il passera alors à Payé.

Plus de détail sur le traitement des dossiers d’adhésions…

4. Payez votre dossier d’adhésion

Le paiement du dossier d’adhésion se fait donc quand le gestionnaire de l’association a validé le dossier dans le statut « A payer ». Un mail est envoyé à l’adhérent l’informant qu’il peut alors régler son dossier d’adhésion, soit en ligne si vous l’avez configuré, soit de manière traditionnelle.

Pour le paiement en ligne, cela se passe dans son interface privée. Il paie, et suite à la validation de son paiement, le dossier bascule dans le statut Payé et les écritures comptables sont automatiquement enregistrées. Rien d’autre à faire.

Pour la manière plus traditionnelle, vous pouvez réceptionner les paiements et les enregistrer dans le module de comptabilité. Ainsi, le paiement du dossier va commencer et vous pourrez le suivre jusqu’au paiement complet.

5. Suivez vos dossiers d’adhésion

Vous pouvez suivre vos dossiers d’adhésion dans la partie Adhésions => Dossiers d'adhésion. Vous aurez la liste des dossiers d’adhésion et les actions disponibles pour les traiter.

Ensuite vous pouvez aussi faire le suivi dans la base de données des contacts où il y a une colonne Adhésion qui vous permet de voir si le dossier est Payé ou non et son reste à Payer.