Adhésion en ligne - Fusion des Dossiers d'adhésion

Ce guide vous montrera étape par étape comment fusionner deux dossiers d'adhésion dans Pep's Up. Cette procédure est utile lorsque vous avez besoin de consolider des informations provenant de deux fiches différentes pour un même propriétaire ou lorsque que plusieurs dossiers d'adhésion sont créés au lieu d'un seul, pour les membres d'un même foyer (par exemple). Suivez attentivement ces instructions pour assurer une fusion réussie.

🔺Attention pour pouvoir effectuer cette opération, les dossiers d'adhésion doivent tous être dans l'état "A traiter".🔺

 Si l'un des dossiers comporte déjà un paiement, vous devrez noter l'information quelque part pour ensuite la ressaisir et ainsi supprimer la commande pour basculer le dossier dans le bon état. Si un paiement CB (STRIPE ou Paypal) est déjà enregistré, dans ce cas, vous ne pourrez pas effectuer la fusion. 

Étape 1: Sélection du Dossier Principal

1. Identifier les Dossiers: Commencez par ouvrir votre système de gestion des adhésions. Vous aurez devant vous les dossiers d'adhésion de vos contacts.
2. Choisir le Dossier Principal: Déterminez quel dossier sera conservé ("dossier principal") et lequel sera éliminé ("dossier indésirable"). Le dossier principal est celui qui contiendra les informations consolidées des deux fiches.

Étape 2: Noter les Produits d'Adhésion

1. Ouvrir le Dossier Indésirable: Accédez au dossier d'adhésion que vous souhaitez supprimer.
2. Lister les Produits: Notez soigneusement tous les produits d'adhésion listés dans ce dossier. Vous aurez à les ajouter ultérieurement au dossier principal.

PS : Que cela soit sur un papier ou sur un bloc notes de votre ordinateur, peut importe mais vous devez pouvoir avoir un visuel direct sur les produits d'adhésions demandées par votre contact lorsque vous ajouterez sa fiche d'adhésion au bon dossier.

Étape 3: Suppression du Dossier Indésirable

Supprimer le Dossier: Avec les produits d'adhésion notés, vous pouvez maintenant supprimer le dossier indésirable. Assurez-vous que vous avez bien sauvegardé toutes les informations nécessaires avant de procéder.

(Optionnel selon votre cas d'usage) Étape 4: Mise à Jour de la Base de Données des Contacts

1. Accéder à la Base de Données des Contacts: Rendez-vous dans la section Contacts -> Contacts.
2. Mise à Jour du Gestionnaire de Contact: Trouvez le contact qui était dans le dossier d'adhésion indésirable et mettez à jour son profil pour indiquer que le porteur du dossier principal est maintenant son gestionnaire.

Étape 5: Gestion des Dossiers d'Adhésion

1. Naviguer vers la Gestion des Dossier: Revenez au menu Adhésions -> Dossier et sélectionnez l'option "Gérer un dossier d'adhésion".
2. Choisir le Dossier à Modifier: Sélectionnez le dossier principal que vous avez décidé de conserver pour continuer le processus.

1-  2- 

Étape 6: Ajout d'une Autre Personne au Dossier

1. État du Dossier: Assurez-vous que le dossier est dans l'état "À traiter". Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez pas le modifier.
2. Ajouter le Contact: Ajoutez à ce dossier le contact précédemment associé au dossier indésirable. Il devrait maintenant apparaître comme une option grâce à la mise à jour faite à l'étape 4.

Étape 7: Validation et Ajout des Produits

1. Valider les Informations Personnelles: Vérifiez et validez les informations personnelles du contact nouvellement ajouté.
2. Ajouter les Produits d'Adhésion: Référez-vous à la liste que vous avez notée à l'étape 2 et ajoutez tous les produits d'adhésion pertinents au dossier principal.
3. Soumettre le dossier: Valider la que toutes les fiches et produits sont bien renseignées afin de mettre à jour le dossier côté administrateur

Félicitation vous avez maintenant un seul dossier d'adhésion comrenant plusieurs fiches d'adhésions.