La gestion des adhésions fait partie des modules les plus appréciés sur Pep’s Up. Cela est certainement dû à la simplicité des procédés et à la quantité de temps économisée. Comment optimiser l’utilisation de cet outil extrêmement utile ? La réponse dans les prochaines lignes.
1ère étape : la constitution des dossiers par les adhérents
Après avoir paramétré le système d’adhésion, contenant le formulaire d’adhésion avec un ou plusieurs produits pour votre association, celui-ci sera publié dans la page « adhésion » du site internet de votre association, les premiers intéressés y déposeront leurs dossiers d’adhésion.
Si les intéressés parviennent à remplir la première fiche et font ensuite une pause, ils seront classés : en cours de création. Cela signifie que les potentiels inscrivants n’ont pas encore déposé leurs dossiers et qu’il faut qu’ils complètent les autres fiches d’inscription via le formulaire d’inscription en ligne pour qu’ils passent au second état : à traiter. C’est à ce moment que les gestionnaires peuvent intervenir.
2ème étape : la validation des dossiers
Si les potentiels adhérents remplissent convenablement les critères établis et déposent les dossiers requis pour la prochaine étape, vous pouvez les accepter. Ils seront alors notifiés de cette validation et ils passeront au prochain statut : à payer. Cela signifie qu’ils devront payer les frais d’adhésion.
Toutefois, si les informations fournies et/ou les produits choisis par les adhérents ne vous conviennent pas, vous pouvez corriger directement la fiche ou rejeter celle-ci en justifiant les raisons du refus. L’association dispose d’une autorité pleine et entière quant à la validation (ou le rejet) des demandes d’adhésion.
N.B. : Vous et le potentiel adhérent serez notifiés par e-mail à différentes étapes de l’adhésion. Par exemple, vous recevrez un e-mail quand un intéressé dépose ses documents. Ce dernier recevra lui aussi un e-mail quand vous validez son dossier et qu’il peut alors effectuer son paiement.
3ème étape : paiement des frais d’inscription et finalisation
Les adhérents procèdent désormais au règlement de leurs frais d’inscription. Leur dossier d’adhésion sera alors classé comme : en cours de paiement. En cours de paiement parce qu’il se peut que certaines personnes fassent le règlement en plusieurs fois. Une fois la totalité des frais réglée, le statut du dossier d’adhésion sera changé en payé.
Les dossiers validés seront stockés sur votre tableau de bord. Vous y suivrez également le paiement des frais. Les adhérents régleront cela en fonction des moyens de paiement que vous proposerez dans le module de configuration de l’adhésion en ligne. Ils pourront le faire en ligne si votre système de paiement en ligne a été configuré.
A noter que :
- La base de données des contacts et la comptabilité sont automatiquement mises à jour dès dès la validation d’un dossier et le règlement des frais d’inscription. Dans le cas d’un nouvel adhérent, ses informations sont ajoutées instantanément dans la base de données de l’association.
- En activant le paiement en ligne, les membres pourront payer en plusieurs fois. Cela vous évitera les manipulations de chèques chronophages.
Le système d’adhésion en ligne vous permet d’optimiser la gestion des adhésions grâce à la mise en place d’un formulaire d’adhésion personnalisable à souhait. Comme la base de données des membres et la comptabilité se mettent à jour automatiquement, vous aurez l’opportunité de vous focaliser sur des aspects beaucoup plus importants de votre association.
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