Préparation en amont du renouvellement des adhésions avec le module d'adhésion en ligne

Chaque année, les membres du bureau dépensent beaucoup de temps et d’énergie à organiser le renouvellement des adhésions. Cela fait partie des raisons qui vous ont poussé à choisir un logiciel de gestion associative. Cet article va vous aider à perfectionner la préparation en amont du renouvellement des adhésions grâce au module d’adhésion en ligne proposé par Pep’s Up.

A première vue…

…les adhérents se posent souvent des questions concernant le renouvellement de leur adhésion : « Comment vais-je renouveler mon adhésion ? Quand est-ce que je pourrais renouveler mon adhésion ? ». Pourtant, la préparation en amont du renouvellement des adhésions n’est pas plus compliquée que la gestion des nouveaux membres.

Généralement, la saison associative se termine au moment où la campagne d’adhésion pour les nouveaux membres débute. Vous pouvez consulter la date d’expiration de l’adhérent dans la base de données. En cela, vous avez la possibilité de planifier l’ouverture d’une nouvelle campagne d’adhésion visant à anticiper la fin de l’adhésion d’untel membre pour préparer sereinement le renouvellement des adhésions.

Comme vous le savez déjà, cela est impératif pour ledit membre s’il souhaite réintégrer votre association. Si ce dernier ne parvient pas à renouveler son adhésion avant la fin de la validité de son abonnement, il sera considéré et classé automatiquement comme « ancien adhérent ».

Reconfiguration du module d’adhésion

Afin d’alléger les charges de travail à l’arrivée des nouveaux adhérents, vous devez rouvrir le module d’adhésion avant l’ouverture de la nouvelle saison pour que les anciens membres puissent renouveler leur abonnement. De cette manière, vous aurez largement le temps de remettre en place un module personnalisé pour les aspirants nouveaux membres.

Dans la configuration du module d’adhésion, vous pouvez alors modifier sa disponibilité. Vous pouvez également choisir de l’afficher ou non sur votre site internet. Par conséquent, il est tout à fait possible d’envoyer un e-mail groupé à tous les membres concernés par le renouvellement, annonçant la disponibilité du module d’adhésion.

Comme pour le cas de la gestion des adhésions, les dossiers de renouvellement arriveront dans le tableau de bord de la gestion d’adhésion. La gestion de ceux-ci se passeront exactement comme la gestion « classique » des dossiers d’adhésion pour les nouveaux membres.

En bref :

1. Configurez le module d’adhésion et mettez à jour les nouvelles conditions, ainsi que les nouveaux produits nécessaires au renouvellement de l’adhésion. N’oubliez pas de mettre à jour les modes de paiement.
2. Personnalisez l’ouverture du renouvellement en activant le module d’adhésion. Vous pouvez le rendre invisible sur votre site internet afin d’éviter toute confusion avec les aspirants nouveaux membres.
3. Grâce à la base de données, vérifiez les personnes qui seront concernées par le renouvellement et prévenez-les de leur situation par e-mail grâce à l’envoi groupé.
4. Les dossiers arriveront dans votre tableau de bord Pep’s Up, dans la rubrique Adhésions puis Dossiers d’adhésion.
5. Vous allez traiter les dossiers de renouvellement de la même manière que les dossiers d’adhésion classiques.
6. Si le membre parvient à renouveler à temps son adhésion, il pourra continuer sereinement ses activités au sein de l’association. Dans le cas contraire, il sera classé comme « ancien adhérent ».