Export de la période suivante - Renouvellement automatique des adhésions chaque année.

Export de la période suivante - Renouvellement automatique des adhésions chaque année

Cette fonctionnalité permet d’automatiser et de simplifier le processus de renouvellement des adhésions d'une année sur l'autre pour les associations et adhérents qui renouvellent avec les mêmes cotisations que l'année précédente (sans changement). Voici un guide détaillé pour utiliser cette fonctionnalité efficacement.

Étape 1 : Accéder à la fonctionnalité d'export

1. Accédez au module Adhésions depuis le menu principal.
2. Cliquez sur le bouton spécifique Export Période Suivante.

Étape 2 : Générer le fichier CSV

En cliquant sur ce bouton, un fichier CSV est automatiquement généré. Ce fichier contient :

• Liste des adhérents et des gestionnaires : sous forme de deux colonnes (*|proprietaire|* et 
  *|adherent|* ) avec le format prénoms, noms et email séparé par des | sans espace.
• Période d’adhésion et de recette à N+1 : *|date de debut|* et *|date de fin|* cela indique la prochaine période d’adhésion. Et 
  *|date recette|* pour indiquer la date d'affectation des recettes sur votre exercice comptable.
• Liste des produits choisis : les cotisations, activités ou autres produits que l’adhérent a sélectionné pour l’année en cours.

Étape 3 : Compléter les colonnes *|paye|* et *|rapproche|*

Dans le fichier généré, deux colonnes importantes doivent être renseignées avant d'importer à nouveau les données pour validation :

• Colonne *|paye|* :
  • Renseignez 1 si le paiement a été effectué pour l’adhésion (on génère un faux paiement de type autre à la date de la recette).
  • Renseignez 0 si le paiement n’a pas encore été effectué.
• Colonne *|rapproche|* :
  • Renseignez 1 si le paiement doit être rapproché dans la comptabilité.
  • Renseignez 0 si le paiement ne doit pas encore être rapproché.

Étape 4 : Exemple de fichier

Vous pouvez consulter un fichier d’exemple ci-joint pour comprendre le format attendu. Voici un aperçu des colonnes principales du fichier :

Étape 5 : Importer le fichier complété

Une fois les colonnes *|paye|* et *|rapproche|* correctement renseignées :

1. Retournez dans le module Adhésions.
2. Cliquez sur Import simple.
3. Téléchargez le fichier CSV que vous avez complété.
4. Vérifiez après raffraichissement de la page les dossiers soient bien importés.

Étape 6 : Vérifier le mail de validation de l'import

La dernière étape consiste à regarder le mail que vous avez reçu sur votre mail utilisateur, afin de valider que tous les dossiers se sont bien importés correctement et si ce n'est pas le cas, en comprendre les raisons.

Cette fonctionnalité simplifie la gestion des adhésions et permet un suivi clair des paiements et rapprochements comptables. N'oubliez pas de vérifier les données avant l'importation pour éviter toute erreur.

Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à consulter le support client ou à accéder au centre d’aide en ligne pour plus de précisions.