Événements - Gestion des invitations et suivi | Contenu du site

Une fois votre événement créé et configuré, vous devez maintenant gérer les invitations et suivre les participations de vos membres. Cette étape vous permet de savoir en temps réel qui participera à votre événement.

1. Gestion des invitations

Sélection des contacts

Sélectionnez les contacts à ajouter à l'événement en choisissant l'une des 4 options suivantes :

Tous : Invite automatiquement tous les contacts de votre base
Sélection manuelle de contacts : Une fenêtre s'ouvrira et vous permettra de sélectionner manuellement des contacts
Groupe fixe : Sélectionnez un groupe fixe préalablement créé
Groupe dynamique : Sélectionnez un groupe dynamique préalablement créé

💡 Astuce : Vous avez une loupe qui vous permet de voir la liste des contacts correspondant au choix que vous avez effectué avant de valider.

Envoi des invitations

En cliquant sur « Enregistrer », les contacts seront ajoutés dans le suivi et vous pourrez alors décider d'envoyer les invitations par mail.

Important à savoir :

Les contacts « inscrits » (ayant un compte Pep's Up) recevront un mail les incitant à répondre à l'invitation via leur interface privée
Les contacts « non inscrits » (sans compte Pep's Up) recevront un mail les invitant à s'inscrire sur Pep's Up afin de pouvoir répondre à l'invitation

2. Interface de suivi

Vue d'ensemble

Une fois que des membres ont été invités à participer à l'événement, une nouvelle zone apparaît au-dessus des onglets, présentant :

Synthèse des participations de vos membres
Système de filtres sur les réponses
Boutons d'actions pour gérer l'événement

Boutons d'actions disponibles

Réponses possibles (Oui / Non) : Permet de bloquer/débloquer les réponses des participants
Paiement en ligne possible (Oui / Non) : Permet d'activer/désactiver le paiement en ligne pour l'événement
Envoyer les invitations : Envoi le mail d'invitations à tous les invités qui ne l'ont pas reçu pour les inciter à répondre
Relancer tous : Envoie un mail à tous les invités qui n'ont pas encore répondu pour les inciter à répondre
Confirmer l'événement : Envoie un mail de confirmation de l'événement et bloque les réponses des membres
Nouveau message : Permet de composer un nouveau message aux membres invités (tous, les participants, les non participants ou les membres n'ayant pas répondu)

3. Suivi détaillé des participations

Tableau de suivi

Dans l'onglet « Suivi », vous pouvez voir les réponses de chacun des membres invités.

Pour chaque personne invitée, vous pouvez :

Répondre à sa place si besoin
La relancer individuellement
Supprimer son invitation

Filtres disponibles :

👍 Je participe
❓ Je ne sais pas / Je n'ai pas répondu
👎 Je ne participe pas

Statistiques récapitulatives

Suivi des participations :
Un tableau récapitulatif des informations liées aux participants et aux places disponibles :

Nombre de places disponibles pour l'événement
Nombre de places payées (si événement payant et 100% payé)
Places disponibles restantes (si événement payant on déduit les participations 100% payées)
Nombre de participants ayant accepté l'invitation (👍)
Nombre de participants ayant refusé (👎)
Nombre de participants n'ayant pas encore répondu (❓)

Statistiques des produits de l'événement :
Un tableau récapitulatif des produits liés à l'événement :

Le nom du produit
La quantité commandée
La quantité payée
La quantité restant à payer
La quantité remboursée intégralement

4. Faire l'appel des participations

Fonctionnalité dédiée

Le jour de l'événement, une fonctionnalité permet de faire l'appel des participants pour confirmer leur présence.

Interface d'appel :

Affiche la liste des invités
Permet de marquer individuellement chaque personne comme présente ou non présente
Option pour indiquer que tous les participants sont présents/non présents en un clic

Cette fonctionnalité vous aide à avoir un suivi précis de la présence effective lors de votre événement.

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