Vous avez la possibilité de créer un événement et d’inviter vos membres à y participer.

Plus besoin de courir après tout le monde pour savoir qui vient, qui ne vient pas. Chaque membre va pouvoir se servir de son espace privé pour indiquer ou non sa présence !

1. Créez un événement

1.1 Détails

Saisissez les détails de l’événement : Titre, date de l’événement, date de publication (date à laquelle l’événement sera publié sur le site internet), visibilité de l'événement, choisissez une photo et rédigez votre article.

1.2. Localisation

Saisissez le lieu où se déroulera l’événement.

1.3. Options

Choisissez les options de votre événement:

Type d'événement : Choisissez comment vos participants seront intégrés à votre événement :
- Par défaut, ce sera sur invitation et vous devez sélectionner les membres qui pourront participer à l'événement.
- Ouvert (accessible sans invitation) : Avec cette option, tous les membres connectés et répondant au critère de visibilité choisi auront accès à l'événement.
- Ouvert aux adhérents (accessible sans invitation) : Avec cette option, tous les adhérents connectés et répondant au critère de visibilité choisi auront accès à l'événement.
Nombre de places : Si vous organisez un événement limité en nombre de places (sortie ski limitée à 20 participants par exemple), vous pouvez spécifier ici le nombre de place. Les participants de cet événement seront les premiers à avoir répondu positivement à l’invitation (premiers arrivés -> premiers servis). Une fois que toutes les places sont prises, les autres membres ne peuvent plus répondre positivement à l’invitation.
Affichage des documents dynamiques : Cochez cette option pour activer le module des documents dynamiques (explication dans le paragraphe 1.6)
Affichage de la liste des participants sur la page de l'événement : Option cochée par défaut, vous avez la possibilité de la décocher afin de ne pas afficher la liste des participants et de leur réponse sur la page de l'événement.
Affichage des statistiques sur la page de l'événement : Option cochée par défaut, vous avez la possibilité de cacher le bloc statistiques de participations présent sur la page de l'événement.
Choix des Produits : Si vous organisez un événement payant (stage, restaurant, sortie, animation, etc..) choisissez ici les produits (obligatoire ou facultatif) de cet événement et les membres invités pourront alors payer directement en ligne leur participation à cet événement. (Il faudra bien sûr avoir crée au préalable les produits de cet événement dans la partie Comptabilité >> Produits).
Adresse mail et Libellé d'envoi spécifique à l'événement : utilisé pour recevoir les réponses aux mails d'invitation, de relance ou de confirmation si les valeurs renseignées dans la page de configuration générale ne conviennent pas pour cet événement.
Programmation de la date d'envoi des invitations : Par défaut, les invitations sont envoyées via le bouton d'action "Envoyer les invitations". En saisissant une date, vous pourrez programmer l'envoi de ces invitations à la date saisie.
Message personnalisé dans le mail d'invitation : Vous avez la possibilité de personnaliser une partie du message d'invitation qui est envoyé et d'indiquer des informations qui pourraient être utile aux participants.

1.4. Invitations

Sélectionnez les contacts à ajouter à l'événement en choisissant l'une des 4 options suivantes :
- Tous
- Sélection manuelle de contacts : Une fenêtre s'ouvrira et vous permettra de sélectionner manuellement des contacts
- Groupe fixe : sélectionnez un groupe fixe
- Groupe dynamique : sélectionnez un groupe fixe
En cliquant sur « Enregistrer » les contacts seront ajoutés dans le suivi et vous pourrez alors décider d'envoyer les invitations par mail, et chacun pourra gérer sa participation ou non, quand il le souhaite ! Vous avez également une loupe qui vous permet de voir la liste des contacts correspondant au choix que vous avez effectué.
Les contacts « inscrits » (ayant un compte Pep’s Up) recevront un mail les incitant à répondre à l’invitation via leur interface privée et les contacts « non inscrits » (sans compte Pep’s Up) recevront un mail les invitant à s’inscrire sur Pep’s Up afin de pouvoir répondre à l’invitation.

1.5. Suivi

Une fois que des membres ont été invités à participer à l’événement, une nouvelle zone apparaît au dessus des onglets, présentant la synthèse des participations de vos membres ainsi que quatre boutons d’actions :

Envoyer les invitations : Envoi le mail d'invitations à tous les invités qui le n'ont pas reçu pour les inciter à répondre.
Réponses possibles (Oui / Non): Permet de bloquer/débloquer les réponses des membres.
Relancer tous: Envoie un mail à tous les invités qui n’ont pas encore répondu pour les inciter à répondre.
Confirmer l’événement: Envoie un mail de confirmation de l’événement et bloque les réponses des membres.
Nouveau message: Permet de composer un nouveau message aux membres invités (tous, les participants, les non participants ou les membres n’ayant pas répondu).

Dans l’onglet « Suivi », vous pouvez voir les réponses de chacun des membres invités. Vous avez la possibilité, pour chaque personne invitée, de répondre à sa place si besoin, de les relancer ou de supprimer leur invitation.

1.6. Documents dynamiques

Une fois activé dans l'onglet Option, un nouvel onglet "Documents" apparaît et vous permet de créer des documents dynamiques.

Ces documents seront liés à chaque participant et seront téléchargeable au format PDF dans l'onglet "Suivi" au niveau de chaque participant et dans l'espace privé de chaque participant.

Vous pouvez créer autant de documents dynamiques que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton Ajouter :

Saisissez donc le nom de votre document (par exemple : Attestation de Participation) et éditez le contenu dynamique de votre document. Sur la droite, vous trouvez la liste des variables "dynamiques" que vous pouvez intégrer dans le document.

Une fois enregistré, une nouvelle colonne s'affiche dans l'onglet "Suivi" et vous permet de télécharger le document PDF.

En suivant l'exemple ci-dessus, voici le document dynamique généré en PDF :

2. Répondre à une invitation dans son interface privée

Chaque membre dispose dans son interface privée d’un accès aux événements auxquels il est invité et il peut gérer ses participations en un clic via les boutons de la colonne Actions.

Concernant un événement payant : le membre aura la possibilité en cliquant sur le bouton « Je participe » de choisir les éventuelles options de l’événement payant et pourra alors passer sa commande de réservation.
Il est important de savoir que la place du membre est validée uniquement lorsque le paiement intégral de la commande a été effectué.

Si des documents dynamiques ont été mis en place par le gestionnaire de l'événement, chaque participant pourra télécharger les documents disponibles dans la nouvelle colonne "Documents".

3. Affichage de l’événement sur le site de l’association

En fonction de la configuration de l'événement, les membres connectés auront la possibilité de consulter les réponses des autres membres (Seuls les membres connectés à l’association pourront consulter ces statistiques, pour plus de confidentialité 🙂 )

4. Conclusion

Vous avez ainsi la possibilité de suivre en temps réel les participations de vos membres aux événements de l’association, relancer ceux qui n’ont pas encore répondu sans difficulté, et au final vous pouvez vous consacrer pleinement à l’événement lui-même !

Evénements