Bien renseigner sa Balance Initiale en comptabilité

La balance initiale est une étape essentielle dans la gestion comptable d'une association, notamment lors de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité comme Pep's Up. En fonction de votre situation, les démarches peuvent varier. Ce guide vous aidera à comprendre les deux principaux scénarios de renseignement de la balance initiale :

1. Nouvelle association (première comptabilité)
2. Association avec un passif comptable qui change de logiciel
3. Vous reprenez la comptabilité de votre association et savez pas comment démarrer votre exercice comptable

*Prérequis : Avoir configurer votre ou vos banques dans Comptabilité -> Configuration -> Banques

1. Je suis une nouvelle association, c'est ma première comptabilité

Si vous êtes une nouvelle association fraîchement créée, il est probable que vous n'ayez pas encore de comptes bancaires ou d'opérations comptables à enregistrer. Vous devrez renseigner votre balance initiale pour démarrer votre comptabilité proprement.

Étapes à suivre :

1. Créer votre plan comptable : Lorsque vous vous inscrivez sur Pep's Up, le logiciel vous propose un plan comptable de base pour une association loi 1901. Vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques depuis le menu Comptabilité -> Configuration -> Plan Comptable.
2. Enregistrer vos premiers montants : Comme il s'agit de votre première comptabilité, vous ne devrez enregistrer que les montants concernant votre capital social ou toute autre somme initiale qui constitue les ressources de votre association.

Exemple concret d'enregistrement sous Pep's Up :

• Nom de l’association : "Sport pour Tous"
• Capital social ou somme initiale versé sur un compte bancaire : 100 € (apport des fondateurs)
• Compte bancaire ouvert : 100 €

Votre balance est donc équilibrée et vous avez bien renseigné votre première comptabilité.

2. Je suis une association avec un passif comptable et je change de logiciel

Si vous migrez vers Pep's Up, vous devez transférer votre balance d'ouverture.

Étapes à suivre :

1. Recueillir toutes les informations comptables existantes : Avant de migrer vers Pep's Up, vous devez avoir une vision claire de votre bilan comptable actuel. Cela inclut :
   • Les comptes de capitaux propres : Apports des membres, subventions, résultats reportés, etc.
   • Les dettes et créances : Solde des fournisseurs, créances clients, dettes fiscales et sociales, prêts en cours.
   • Trésorerie : Compte bancaire de l'association et solde disponible.

Exemple d'enregistrement :

Explication des Transactions :

• Compte 512 (Banque) : Le solde initial est de 3 895.37 €, donc débité pour augmenter l'actif.
• Compte 467 (Autres créances ou dettes) : L'association a des créances et dettes de 250 €.
• Compte 102 (Fonds propres) : L'association dispose de fonds propres de 1 500 €.
• Compte 401 (Fournisseurs) : L'association a des dettes de 500 €.

Balance Initiale :

Voici la balance initiale de l'association :

2. Transférer la balance d’ouverture :

Une fois les informations récoltées, accédez à la section de la balance initiale de Pep's Up. Il vous faudra saisir la totalité des soldes des comptes actifs et passifs :

• Comptes de passif : Renseignez les dettes à court et long terme, les provisions, les emprunts, etc.
• Comptes d'actif : Incluez la trésorerie (banque et caisse), les créances, les immobilisations, etc.

Pour chaque compte, entrez le solde de la balance d'ouverture tel qu'il apparaît dans vos documents comptables précédents.

3. Mise à jour des soldes pour le logiciel :

Lorsque vous renseignez ces informations dans Pep's Up, veillez à :

• Respecter le plan comptable de l'association, en ajustant si nécessaire les catégories de comptes.
• Vérifier l’équilibre entre le total des comptes de l'actif et du passif. Votre balance doit être à 0 (c'est-à-dire équilibrée).
• Vérification des données migrées :
  • Une fois la balance initiale renseignée et validée, effectuez une vérification complète de la balance pour vous assurer que toutes les informations ont été correctement transférées et sont équilibrées. Si des erreurs apparaissent, vous devrez les corriger avant de commencer à enregistrer vos opérations comptables.

3. Je reprend la comptabilité de mon association, comment démarrer mon exercice comptable ?

Vous venez de reprendre la comptabilité et souhaitez la démarrer simplement sous Pep's Up, voici la procédure : 

1. Récupérer les soldes bancaires de l'association
2. Les reporter dans Pep's Up :
   • Comptabilité -> Configuration -> Balance initiale

Pour cela, vous pouvez utiliser les classes comptables suivantes :

En résumé, bien renseigner sa balance initiale sur Pep's Up dépend de votre situation : nouvelle association ou migration avec un passif comptable. Dans tous les cas, l'exactitude des informations saisies est cruciale pour garantir une gestion comptable saine et conforme aux normes.