Ce guide va vous présenter les différentes étapes nécessaires pour importer vos écritures comptables de :
- Recettes
- Dépenses
- Paiements
Attention, il n'est pour l'instant pas possible d'importer des écritures comptables autres des recettes / dépenses et paiements.
Passons à la pratique !
Pour le cela, nous partons du postulat que vous avez sur votre ordinateur un fichier d'opérations comptable (Excel, OpenOffice ou autre format) qui contient toutes les informations actuelles de vos recettes, dépenses et paiements.
Avant de procéder à l'import de votre comptabilité, nous vous recommandons de prendre connaissance du fichier Référentiel d'utilisation de l'import afin de faire correspondre vos données au mécanisme d'import.
Attention, la plateforme n’est pas capable de lire VOTRE fichier directement, il vous faudra copier les informations de votre fichier pour les coller dans un fichier CSV vierge respectant le formalisme de la plateforme.
- Allez sur la page "Journal" (menu Comptabilité -> Journal)
- Cliquez sur le bouton Importer
La fenêtre "Import d'opérations comptables" présente les 3 étapes à suivre pour importer vos recettes, dépenses et paiements.
- Etape 1 : Exportez un fichier csv vierge prêt à l'import
- Etape 2 : Insérez les nouvelles opérations comptables (voir l'aide en ligne et le fichier exemple)
- Etape 3 : Importez le fichier mis à jour au format csv le fichier CSV "Pep's Up").
Étape 1
Cliquez sur le lien Exportez un fichier csv vierge prêt à l'import. Cela téléchargera sur votre ordinateur un fichier de type CSV, utilisable sous Excel, LibreOffice ou tout autre gestionnaire de texte.
Ouvrez ce fichier CSV sur votre ordinateur avec votre tableur (Excel ou LibreOffice par exemple).
L’ouverture d’un fichier CSV avec Excel (version inférieure à Office 365) ou OpenOffice doit vous ouvrir ce type de fenêtre :
Sélectionnez le jeu de caractères ‘UTF-8’ et choisissez ‘Point-virgule’ comme séparateur de colonne.
NB : Si vous n'avez pas cette fenêtre qui s'ouvre à l'ouverture du fichier CSV essayez de suivre le tutoriel Excel suivant : Tuto pour ouvrir un fichier CSV sous Excel
Votre fichier est maintenant ouvert avec la première ligne d'entête dans des colonnes. La première ligne décrit les colonnes, n’y touchez pas ! Les lignes suivantes vous serviront à y intégrer vos opérations comptables. N’ajoutez pas de colonne et n'en supprimez pas, votre fichier sera rejeté lors de l'import sinon.
Si tout est Ok, passez à l'étape 3.
Étape 2
Dans cette étape, vous allez modifier le fichier CSV "Pep's Up" en insérant vos opérations comptables (en copiant les informations provenant de votre propre fichier de comptabilité pour les coller dans le fichier CSV "Pep's Up").
Selon vos besoins, vous serez soit dans le :
- Cas n°1 :
- Ajout de 2 (ou plus) recettes dans une nouvelle commande
- Ajout de 2 (ou plus) recettes avec 1 (ou plus) paiement dans une nouvelle commande
- Ajout de 2 (ou plus) dépenses dans une nouvelle commande
- Ajout de 2 (ou plus) dépenses avec 1 (ou plus) paiement dans une nouvelle commande
- Cas n°2 :
- Ajout d’une seule recette dans une nouvelle commande
- Ajout d’une seule dépense dans une nouvelle commande
- Cas n°3 :
- Ajout d’une recette dans une commande existante
- Ajout d’une dépense dans une commande existante
- Ajout d’un paiement dans une commande existante
Fonctionnement de l'import du cas n°1 : NOUVELLE Commande avec plusieurs opérations
| Recette | Paiement | |
| Obligatoire |
|
|
|
Facultatif |
|
|
| Ne pas remplir |
|
|
| Dépense | Paiement | |
| Obligatoire |
|
|
|
Facultatif |
|
|
| Ne pas remplir |
|
|
Fonctionnement de l'import du cas n°2 : NOUVELLE Commande avec une seule opération (recette ou dépense)
| Recette | Dépense | |
| Obligatoire |
|
|
| Facultatif |
|
|
| Ne pas remplir |
|
|
Fonctionnement de l'import du cas n°3 : AJOUT d’une nouvelle opération (recette, dépense ou paiement) dans une commande existante
Pour une recette ou une dépense :
| Champs | Contrainte |
|
*|identifiant_commande|* |
Obligatoire |
|
*|commande_libelle|* |
Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|commande_contact|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_comptable_date_operation|* | Obligatoire |
| *|operation_comptable_libelle|* | Facultatif |
| *|operation_comptable_commentaire|* | Facultatif |
| *|operation_comptable_montant|* | Obligatoire |
| *|operation_comptable_quantite|* | Obligatoire |
| *|operation_comptable_classe_comptable_id|* |
Obligatoire |
|
*|operation_comptable_budget_nom|* |
Facultatif |
| *|operation_comptable_budget_montant|* |
Facultatif |
| *|operation_paiement_moyen_paiement|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_paiement_nom_banque|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_paiement_rapproche|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_paiement_cheque_titulaire|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_paiement_cheque_banque|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_paiement_cheque_numero|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_paiement_cheque_date_encaissement_prevue|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_paiement_cheque_numero_remise_cheque|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|cle_regrouppement_operations|* | Ne doit pas être renseigné |
Pour un paiement :
| Champs | Contrainte |
|
*|identifiant_commande|* |
Obligatoire |
|
*|commande_libelle|* |
Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|commande_contact|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_comptable_date_operation|* | Obligatoire |
| *|operation_comptable_libelle|* | Facultatif |
| *|operation_comptable_commentaire|* | Facultatif |
| *|operation_comptable_montant|* | Obligatoire |
| *|operation_comptable_quantite|* | Ce champ ne sera pas pris en compte |
| *|operation_comptable_classe_comptable_id|* | Ne doit pas être renseigné |
|
*|operation_comptable_budget_nom|* |
Ne doit pas être renseigné |
| *|operation_comptable_budget_montant|* |
Ne doit pas être renseigné |
| *|operation_paiement_moyen_paiement|* | Obligatoire |
| *|operation_paiement_nom_banque|* |
Obligatoire |
| *|operation_paiement_rapproche|* | Obligatoire |
| *|operation_paiement_cheque_titulaire|* | Facultatif |
| *|operation_paiement_cheque_banque|* |
Facultatif |
| *|operation_paiement_cheque_numero|* | Facultatif |
| *|operation_paiement_cheque_date_encaissement_prevue|* | Facultatif |
| *|operation_paiement_cheque_numero_remise_cheque|* | Facultatif |
| *|cle_regrouppement_operations|* | Ne doit pas être renseigné |
Afin faciliter l'import de vos opération comptables, n'oubliez pas de vous munir de la table des références et des valeurs admises pour remplir correctement votre fichier d'import.
Règles du fichier à respecter
Voici la liste des règles à respecter pour les opérations comptables :
| Champs | Contraintes | Format |
|---|---|---|
| Identifiant de commande |
Vide pour créer une nouvelle commande
Obligatoire pour ajout dans une commande existante |
|
| Libellé commande |
Obligatoire pour une nouvelle commande, 255 caractères maximum
Vide pour ajout dans une commande existante |
|
| Contact commande |
Prénom et nom obligatoire, le contact doit être présent dans la base des contacts
Vide pour ajout dans une commande existante |
prénom|nom|email |
| Date opération opération comptable | Obligatoire | Formalisme de la date : JJ/MM/AAAA |
| Libellé opération comptable | 255 caractères maximum | |
| Commentaire opération comptable | 10000 caractères maximum | |
| Montant opération comptable | Formalisme du montant 120,10 | |
| Quantité opération comptable | Uniquement des nombres (1 2 3 4 ) | |
| Label Comptable opération comptable |
Obligatoire pour les recettes et les dépenses
Vide pour un paiement |
Sur 6 chiffres, classe 6 ou 7 uniquement |
| Nom des budgets |
Facultatif pour les recettes et les dépenses Vide pour un paiement |
Copier-coller le nom exact dans Comptabilité -> Configuration -> Budgets et séparez les avec | (si plusieurs budgets) |
| Montant des budgets |
Facultatif pour les recettes et les dépenses Vide pour un paiement |
Formalisme du montant 120,10 et séparez les avec | (si plusieurs budgets) |
| Moyen de paiement opération paiement |
Uniquement des valeurs du référentiel
|
Obligatoire pour un paiement
Vide pour une dépense ou une recette |
| Nom Banque opération paiement | Copier-coller le nom exact dans Comptabilité -> Configuration -> Banques |
Obligatoire pour un paiement
Vide pour une dépense ou une recette |
| état de rapprochement opération paiement |
|
Obligatoire pour un paiement Vide pour une dépense ou une recette |
| Titulaire du chèque opération paiement | 45 caractères maximum | Ne fonctionne qu'avec le moyen de paiement CHEQUE_BANCAIRE |
| Banque du chèque opération paiement | 45 caractères maximum | Ne fonctionne qu'avec le moyen de paiement CHEQUE_BANCAIRE |
| Numéro du chèque opération paiement | 45 caractères maximum | Ne fonctionne qu'avec le moyen de paiement CHEQUE_BANCAIRE |
| Date d'encaissement prévue du chèque opération paiement | Formalisme de la date : JJ/MM/AAAA | Ne fonctionne qu'avec le moyen de paiement CHEQUE_BANCAIRE |
| Numéro remise du chèque opération paiement | 45 caractères maximum |
Ne fonctionne qu'avec le moyen de paiement CHEQUE_BANCAIRE Numéro d'une remise de chèque existante dans Comptabilité -> Banque -> Liste des remises |
| Clé regroupement opérations | 10 caractères maximum |
Mécanisme pour ajouter plusieurs opérations sur nouvelle commande
Vide pour ajout dans une commande existante |
Enregistrez votre fichier
Une fois votre travail terminé (lignes insérées), vous devez sauvegarder votre fichier d'import mis à jour. Pour le petit message qui fait peur d’Excel ou OpenOffice, cliquez sur OUI, pour conserver le format du fichier, c’est à dire un fichier CSV.
Vous n’avez plus qu’à passer à l'étape 3 pour importer votre nouveau fichier dans votre Comptabilité.
Étape 3
Après avoir cliqué sur le bouton Import simple dans le Journal - Comptabilité, sélectionnez le fichier CSV que vous venez d'enregistrer et cliquez sur le bouton Importer le fichier.
Si la structure du fichier n'est pas correcte, un message d'erreur vous le dira et l'import ne sera pas lancé.
Si la structure du fichier est correcte, l'import commence et la fenêtre d'avancement de l'import s'affiche :
A la fin de l'import, vous recevrez un email "Rapport de l'import des opérations comptables" vous présentant le récapitulatif du traitement effectué en indiquant ce qui s’est passé, le nombre de nouvelles recettes, dépenses et paiements ajoutés, ainsi que les erreurs rencontrées.
Voilà, c’est fait, vos opérations ont été importées !
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