💳 Comprendre et gérer le système de paiement par chèque (Paiement hors ligne)

Le règlement par chèque dans Pep's Up utilise le système des paiements hors ligne. Contrairement à un paiement par carte bancaire qui est automatisé, le traitement d'un chèque demande une validation manuelle et suit un parcours précis, de la commande jusqu'au rapprochement bancaire.

Voici le bon fonctionnement à suivre pour gérer efficacement vos chèques.

1. Saisie manuelle du chèque et validation de la place

Lorsqu'un participant s'inscrit à un événement et choisit de régler par chèque, sa commande reste temporairement en attente. Pour valider officiellement son inscription :

• Vous devez saisir manuellement le chèque reçu dans le système.
• Allez sur la commande du participant, cliquez sur + Ajouter un paiement et enregistrez les informations du chèque.
• Cette action va automatiquement considérer la commande comme payée et la place sera définitivement décomptée de vos quotas.

2. Gestion des remises de chèques en comptabilité

Une fois le ou les chèques enregistrés sur les commandes correspondantes, ils sont centralisés dans votre outil comptable :

• Rendez-vous dans le menu Comptabilité > Banques.
• Cet écran vous permet de visualiser tous les chèques qui sont « à déposer » (vous pouvez filtrer par date).
• Bordereau de remise de chèques : Pour éditer votre bordereau, vous pouvez utiliser les boutons d'export situés au-dessus du tableau (Excel, CSV, PDF) ou tout simplement imprimer le tableau sur votre imprimante pour l'accompagner à la banque.

3. Création de la remise de chèques dans Pep's Up

Une fois que vos chèques ont été préparés pour la banque, vous devez l'indiquer au système. À partir de là, les chèques n'apparaîtront plus dans la liste des chèques à déposer :

1. Cochez les chèques qui vont être déposés en banque.
2. Cliquez sur le bouton Nouvelle remise de chèques.
3. Saisissez le N° de remise de chèques (présent sur votre bordereau papier) et enregistrez. Cela mettra à jour ce champ pour l'ensemble des chèques que vous aurez cochés.

💡 Bon à savoir : Vous pouvez également préciser les autres champs de la remise pour apporter plus de clarté. Notez que si vous saisissez la date de la remise, cela va modifier la date d'opération de l'ensemble des chèques associés à cette remise.

4. Dépôt physique et Rapprochement bancaire

La dernière étape finalise le suivi comptable de vos encaissements :

• Allez déposer vos chèques physiquement à votre banque.
• Attendez que le montant global de cette remise apparaisse sur votre compte bancaire réel.
• Une fois la somme créditée, vous pourrez utiliser l'outil de rapprochement bancaire pour lier la ligne de votre relevé de compte à la remise de chèque enregistrée dans Pep's Up.