Voici la marche à suivre pour supprimer un produit d’un dossier d’adhésion déjà payé,tout en respectant l’impact comptable et les statuts du dossier.
Objectif
L’objectif est de remettre le dossier dans un état permettant de décocher l’activité à retirer, sans créer de montant négatif, puis de rétablir l’équilibre à 0 € une fois la ligne supprimée.
Prérequis
- Disposer du dossier au statut Payé avec une commande associée dans la comptabilité Pep’s Up (encaissement déjà enregistré).
- Savoir accéder à la commande depuis la comptabilité ou via le dossier (icône calculatrice « Gérer la commande »).
Cas A — Aucun remboursement n’a encore été saisi
- Objectif: créer la marge nécessaire pour pouvoir décocher le produit sans passer en négatif, puis revenir à un solde nul.
- Étapes:
- Ouvrir la commande depuis la comptabilité (Journal) ou via le dossier, puis “Ouvrir/Gérer la commande”.
- Saisir un remboursement de paiement du montant correspondant au produit à retirer, afin de matérialiser la sortie d’argent et de faire remonter le reste à payer au bon niveau technique pour la modification des produits.
- Aller sur la fiche d’adhésion, modifier les produits et décocher le produit/activité à retirer; le reste à payer repasse alors à 0 € si les montants correspondent.
- Contrôler que le dossier reste au statut Payé et que la commande n’a ni trop-perçu ni reste à payer.
- Ouvrir la commande depuis la comptabilité (Journal) ou via le dossier, puis “Ouvrir/Gérer la commande”.
- Saisir un remboursement de paiement du montant correspondant au produit à retirer, afin de matérialiser la sortie d’argent et de faire remonter le reste à payer au bon niveau technique pour la modification des produits.
- Aller sur la fiche d’adhésion, modifier les produits et décocher le produit/activité à retirer; le reste à payer repasse alors à 0 € si les montants correspondent.
- Contrôler que le dossier reste au statut Payé et que la commande n’a ni trop-perçu ni reste à payer.
Cas B — Un remboursement a déjà été saisi
- Constat: dans ce scénario, annuler le remboursement déjà saisi fait remonter un reste à payer suffisant (exemple: 215 €), ce qui permet ensuite de décocher le produit sans négatif.
- Étapes:
- Ouvrir la commande et annuler le remboursement déjà saisi (selon ce qui a été fait: sur la recette ou sur le paiement), ce qui rétablit un reste à payer positif et remet la commande dans un état modifiable.
- Sur la fiche d’adhésion, décocher le produit/activité visé; le total revient à l’équilibre une fois le produit retiré.
- Vérifier que le solde final est à 0 € et que le dossier reste Payé, avec des écritures cohérentes.
- Ouvrir la commande et annuler le remboursement déjà saisi (selon ce qui a été fait: sur la recette ou sur le paiement), ce qui rétablit un reste à payer positif et remet la commande dans un état modifiable.
- Sur la fiche d’adhésion, décocher le produit/activité visé; le total revient à l’équilibre une fois le produit retiré.
- Vérifier que le solde final est à 0 € et que le dossier reste Payé, avec des écritures cohérentes.
Points d’attention
- Toujours éviter une situation où le total du dossier devient négatif lors de la dé-sélection d’un produit, en ajustant au préalable remboursements ou remises pour garder un solde cohérent.
- La suppression d’une activité peut impacter les groupes dynamiques filtrés par cette activité, ce qui met automatiquement l’adhérent à jour dans ses groupes lorsque le produit est retiré du dossier.
Accès rapides utiles
- Gérer un paiement depuis la commande: Comptabilité >> Journal, ouvrir la commande, puis Ajouter/Annuler un remboursement selon le besoin.
- Modifier les produits d’une fiche d’adhésion: Adhésions >> le dossier concerné , icône dossier puis modification des produits pour cocher/décocher l’activité ciblée.
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