Changer de trésorier : transférer les accès et prendre en main Pep's Up

Suite à une Assemblée Générale, votre association a élu un nouveau trésorier ? Le changement de bureau est une étape de transition délicate. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, il est crucial de transférer proprement les accès à votre plateforme Pep's Up.

Voici la marche à suivre en 4 étapes pour une passation réussie, sans avoir besoin de clôturer votre exercice comptable en cours.

1. Créer le contact et lui attribuer ses rôles d'accès

La première étape consiste à donner au nouveau responsable ses accès à l'administration. Ne lui donnez jamais les identifiants de l'ancien trésorier ! Chaque gestionnaire doit disposer de son propre compte personnel.

Créer la fiche contact : Rendez-vous dans Contacts > Contacts. Si le nouveau trésorier n'est pas encore dans la base, cliquez sur + Ajouter un contact (l'adresse e-mail est obligatoire pour qu'il puisse se connecter). Dans l'onglet Catégories, vous pouvez l'associer à Membre du Bureau.
Attribuer les droits d'administration : Rendez-vous ensuite dans le menu Contacts > Rôles et cliquez sur le bouton bleu + Attribuer un rôle.
Étape 1 (Sélection) : Cochez le nouveau trésorier dans la liste puis cliquez sur Étape suivante.
Étape 2 (Configuration des droits) : Dans la section Rôles simples, ajustez les accès :
- Comptabilité / Paiements : passez sur Complet.
- Adhésions, Boutique, Dons : passez sur Complet (pour gérer les règlements, factures et pointages).
- Contacts : passez sur Lecture ou Complet (indispensable pour lier un paiement à un membre).
Cliquez sur Enregistrer. Le système lui permettra d'accéder aux modules autorisés.

2. Révoquer les accès de l'ancien trésorier

C'est l'étape la plus souvent oubliée, mais essentielle pour la sécurité de votre association. L'ancien trésorier ne doit plus avoir accès à la gestion financière.

Rendez-vous dans le menu Contacts > Rôles.
Retrouvez la ligne de l'ancien trésorier dans la liste.
Pour retirer tous ses accès d'un coup : cliquez simplement sur l'icône Poubelle (Supprimer) en bout de ligne.
S'il conserve une autre mission bénévole : cliquez sur l'icône Crayon (Modifier) et repassez le rôle Comptabilité / Paiements ainsi que les modules financiers sur Aucun.
Son compte redevient un compte membre classique. Il conserve l'historique de ses adhésions et paiements personnels, mais n'a plus accès aux menus de gestion ni à la comptabilité de l'association.

3. Mettre à jour les informations légales (Reçus fiscaux)

Si votre association émet des reçus fiscaux (CERFA), il faut impérativement mettre à jour le signataire, sous peine d'émettre des documents caducs.

Allez dans le module Dons > Configuration.
Dans la section Paramètres des reçus fiscaux, descendez jusqu'à l'encart Responsable.
Modifiez le Nom, le Prénom et la Fonction (si le président a aussi changé).
Supprimez l'ancienne signature et téléchargez le scan de la signature du nouveau signataire légal. Pensez à enregistrer.

4. La passation comptable : le point d'étape

Inutile de clôturer l'exercice si le changement de trésorier intervient en pleine saison sportive. La passation consiste simplement à faire un pointage précis à la date de transition.

Le Rapprochement : L'ancien trésorier doit s'assurer que les soldes affichés sur Pep's Up correspondent exactement aux soldes réels des comptes bancaires de l'association au jour du passage de relais.
Une fois ce point validé entre les deux parties, le nouveau trésorier peut sereinement reprendre la saisie des futures recettes et dépenses là où son prédécesseur s'est arrêté.

💡 N'oubliez pas le paiement en ligne ! Si vous utilisez les paiements par carte bancaire sur Pep's Up, le changement de responsable légal ou de compte bancaire de l'association nécessitera de mettre à jour vos informations directement auprès de Stripe (notre partenaire de paiement), qui exige des vérifications d'identité strictes pour le versement des fonds.

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