Comment ajouter un utilisateur sur Pep's Up ?

Une association ne se gère pas seul. C’est la cohésion et la solidarité de ses membres qui en font son succès. De ce fait, il est primordial de répartir convenablement les rôles selon les aptitudes et les possibilités de chacun. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment ajouter une personne dans votre base de données, et comment lui attribuer des rôles administratifs sur le logiciel.

1^ère question : qui peut/doit-on ajouter ?

Il n’est pas obligatoire que la personne à intégrer soit un « adhérent » proprement dit de l’association. Il se peut qu’elle soit un parent d’un des membres, un simple bénévole… Cela est fait afin de permettre à l’association d’informer un public cible par rapport aux évènements, réunions… à organiser ; mais également afin de permettre aux différents acteurs d’interagir entre eux et avec l’association.

• S’il s’agit d’un parent, il pourra s’occuper des différentes obligations administratives de son enfant : renouvellement des adhésions, paiement des cotisations…
• S’il s’agit d’un membre du bureau à qui vous aimeriez léguer quelques rôles, il pourra interagir et utiliser les fonctionnalités numériques de Pep’s Up.

Comment ajouter une personne dans la base de données ?

Arrivé dans la rubrique « Contacts », vous allez pouvoir ajouter la personne de votre choix. Cliquez sur « Ajouter un contact », comme il est indiqué dans l’image ci-dessous.

Renseignez ensuite les informations de base concernant la personne.N.B. : La personne que vous allez ajouter n’est pas « utilisateur » et ne peut faire aucune interaction. Il faut qu’elle s’inscrive sur Pep’s Up pour bénéficier de cela.Enfin, catégorisez la personne et attribuez un rôle à celle-ci selon votre convenance.

Comment reconnaître quelqu’un possédant un compte Pep’s Up ?

En regardant l’image ci-dessous, il est facile de reconnaître un compte Pep’s Up actif. Si la personne n’a pas encore de compte Pep’s Up, sa fiche portera cette croix rouge. Le cas échéant, la fiche sera étiquetée de ce petit bonhomme vert.

Comment inviter une personne à s’inscrire sur Pep’s Up depuis la base de données ?

Vous pouvez envoyer une invitation en cliquant sur la petite enveloppe (voir image ci-dessous).

La fenêtre ci-dessous s'ouvre, il suffit alors de cliquer sur Envoyer et chaque contact sélectionné recevra un email avec un bouton d'action le redirigeant vers le formulaire de création de compte pré-rempli, il suffira simplement de choisir un mot de passe.

Vous avez aussi la possibilité d'inviter directement le contact en question avec le bouton d'action dédié présent dans la colonne Compte Pep's Up.

Comment demander à ses contacts de mettre à jour leurs informations personnelles (afin de garder une base de données à jour) ?

Après avoir intégré la plateforme, l’adhérent pourra modifier ses informations pour mettre à jour la base de données (seulement en cas de besoin). Un message rédigé au préalable sera alors envoyé à la personne concernée, après validation de votre part.