Vous souhaitez déléguer la gestion de votre association à des bénévoles, entraîneurs, animateurs de section ou membres de commission sans leur ouvrir l'intégralité de votre base ni risquer la modification d'éléments sensibles ?
La version 3.14 introduit les Rôles restreints et fonctionnels, vous permettant d'accorder des accès sur mesure basés sur un périmètre de groupes ou sur le principe de propriété des contenus créés.
💡 Où configurer ces rôles ?
Rendez-vous dans le menu Contacts > Rôles puis cliquez sur le bouton + Attribuer un rôle (ou modifiez un gestionnaire existant via l'icône Crayon).
1. Panorama des rôles restreints et fonctionnels
Ces rôles se configurent à l'Étape 2 de l'assistant d'attribution des rôles, dans la section Rôles fonctionnels :
👥 Contacts restreint (Périmètre par groupes)
- Fonctionnement : Le gestionnaire n'accède qu'aux fiches des membres appartenant aux groupes (fixes ou dynamiques) que vous lui avez expressément cochés.
- Sécurité renforcée (Fail-closed) : Si aucun groupe n'est coché lors de la configuration du rôle, le gestionnaire ne voit aucun contact dans la base.
- Actions autorisées : Consultation, modification des fiches contacts et export des membres faisant partie de son périmètre.
- Note importante : Le rôle Contacts restreint ne donne pas accès aux feuilles de présence (un rôle dédié existe ci-dessous).
✍ Contenu restreint (Principe d'auteur / Propriétaire)
- Fonctionnement : Le gestionnaire peut créer de nouveaux contenus (articles d'actualité, albums photos, pages, documents), mais ne peut modifier ou supprimer que les contenus qu'il a lui-même créés.
- Protection : Il ne peut ni modifier ni supprimer les publications créées par les autres administrateurs de l'association.
📋 Feuilles de présence restreint
- Fonctionnement : L'entraîneur ou animateur accède au module Feuilles de présence, mais ne voit, ne modifie et n'émarge que ses propres feuilles créées.
- Usage idéal : Permettre aux entraîneurs de faire l'appel de leurs créneaux sans interférer avec les séances des autres sections.
✉ Communication restreint
- Fonctionnement : Permet de rédiger et d'envoyer des campagnes de communication (e-mails / SMS) ciblées uniquement sur les groupes de contacts autorisés dans son périmètre.
💳 Gérer la commande (Adhésions / Boutique / Dons)
- Fonctionnement : Donne accès aux dossiers pour pointer les paiements (chèques, espèces, virements), valider les inscriptions ou gérer les livraisons de boutique.
- Protection : Le bénévole ne peut pas modifier les tarifs, les formulaires d'adhésion ni les paramètres de campagnes.
2. Tableau comparatif : Rôles pleins vs Rôles restreints
| Module | Rôle plein | Rôle restreint |
|---|---|---|
| Contacts | Accès à l'ensemble des fiches contacts et groupes du club | Accès limité aux contacts des groupes assignés |
| Contenu | Création, édition et suppression de tous les articles, albums, pages | Modification et suppression de ses propres contenus uniquement |
| Feuilles de présence | Toutes les feuilles et statistiques globales | Uniquement ses propres feuilles créées |
| Adhésions / Boutique | Configuration complète des tarifs, formulaires et pointage | Rôle Gérer la commande : pointage et validation uniquement |
3. Comment attribuer un rôle restreint (Pas à pas)
- Rendez-vous dans Contacts > Rôles.
- Cliquez sur le bouton + Attribuer un rôle.
- Étape 1 : Cochez le ou les membres concernés, puis cliquez sur Étape suivante.
- Étape 2 : Dans la section Rôles fonctionnels :
- Activez le rôle restreint souhaité (ex. Contacts restreint, Feuilles de présence restreint, etc.).
- Si vous activez Contacts restreint, cochez obligatoirement les groupes (fixes ou dynamiques) que le gestionnaire aura le droit de consulter.
- Cliquez sur Enregistrer.
4. Exemples concrets d'utilisation
Cas 1 : Un entraîneur de section (ex. Basket U15)
- Rôles à lui attribuer :
- Contacts restreint : cochez le groupe « Équipe U15 ».
- Feuilles de présence restreint : pour qu'il fasse l'appel de ses entraînements.
- Résultat : Il accède aux coordonnées des parents de son équipe et valide ses présences, sans voir les adhérents du tennis ou de la danse.
Cas 2 : Un bénévole à la permanence des inscriptions
- Rôles à lui attribuer :
- Gérer la commande : pour encaisser les chèques/espèces et valider les dossiers d'adhésion.
- Contacts (Lecture) : pour retrouver les fiches.
- Résultat : Il effectue les pointages sans risque d'altérer les tarifs ou les paramétrages de la saison.
Cas 3 : Un jeune reporter / chargé de communication junior
- Rôles à lui attribuer :
- Contenu restreint : pour rédiger des comptes-rendus de match ou publier des photos.
- Résultat : Il enrichit le site web avec ses articles sans pouvoir modifier les pages institutionnelles de l'association.
Les commentaires de cette page ont été verrouillés !