Les catégories de contacts constituent le socle de l'organisation de votre base de membres sur Pep's Up. Elles vous permettent de qualifier vos contacts selon leur lien avec votre association (Adhérent, Ancien adhérent, Bénévole, Membre du bureau, Parent, Entraîneur, etc.) afin de cibler précisément vos communications, vos filtres et vos exports.
💡 Nouveauté version 3.14 : La gestion des catégories dispose désormais de son propre menu dédié dans Contacts > Catégories, séparé des rôles d'administration. Vous pouvez y affecter une catégorie à un contact, modifier les catégories d'un contact ou remplacer en masse celles de plusieurs contacts sélectionnés.
Note : Nous sommes en train de finir une mise à jour qui sera très prochainement mise en ligne avec la possibilité d'utiliser l'ancien et le nouveau système de gestion des catégories.
1. Différence entre Catégories et Rôles
Il est important de bien distinguer ces deux notions :
- Les Catégories (Statut fonctionnel) : Elles décrivent qui est la personne au sein de votre association (ex. : Adhérent, Bénévole, Parent, Entraîneur). Une catégorie ne donne aucun droit d'accès aux réglages de l'application. Un contact peut cumuler plusieurs catégories.
- Les Rôles (Droits d'accès informatiques) : Ils définissent ce que la personne a le droit de faire dans l'interface de gestion Pep's Up (ex. : Administrateur, Comptable, Gestionnaire d'événements). Les rôles se gèrent dans Contacts > Rôles.
2. La liste des catégories
Les catégories de Pep's Up forment une liste fixe : elles ne se créent pas et ne se renomment pas. Elles sont au nombre de huit.
- Les catégories disponibles (Contacts > Catégories) : Adhérent, Ancien adhérent, Membre du bureau, Responsable de section, Entraîneur (animateur, entraîneur ou professeur), Parent (parent d'un adhérent), Bénévole et Contact extérieur. La catégorie Adhérent est attribuée automatiquement lors de la validation d'un dossier d'adhésion.
- Pour regrouper vos contacts selon vos propres critères (une équipe, une section, une activité…), utilisez les Groupes fixes, les Groupes dynamiques ou les Champs personnalisés, tous trois dans le menu Contacts.
3. Affecter une catégorie à un contact
- Rendez-vous dans le menu Contacts > Catégories.
- Cliquez sur le bouton « Affecter une catégorie ».
- Étape 1 : choisissez « Contact existant » (recherchez-le dans votre association) ou « Nouveau contact », puis cliquez sur « Suivant ».
- Étape 2 : choisissez la ou les catégories, puis validez avec « Affecter la catégorie ».
4. Attribuer des catégories à vos contacts
Méthode 1 : Remplacer les catégories de plusieurs contacts à la fois
Pour classer rapidement plusieurs personnes en une seule manipulation :
- Allez dans Contacts > Catégories : la liste présente les contacts qui ont déjà au moins une catégorie, que vous pouvez filtrer par catégorie.
- Cochez les cases en face des contacts souhaités (ou cochez la case en haut du tableau pour tout sélectionner).
- Cliquez sur l'action groupée « Remplacer en masse ».
- Cochez les catégories à appliquer et confirmez. Attention : elles remplacent intégralement les catégories actuelles de chaque contact sélectionné, elles ne s'ajoutent pas à celles qu'il possède déjà.
Méthode 2 : Modifier les catégories d'un seul contact
Dans Contacts > Catégories, cliquez sur l'icône en forme de crayon sur la ligne du contact : la fenêtre « Catégories de… » permet d'ajouter ou de retirer ses catégories. La fiche du contact ne permet plus de les modifier : son onglet Synthèse est en lecture seule.
5. Comment exploiter les catégories au quotidien ?
Une fois vos contacts catégorisés, vous gagnez un temps précieux sur toutes vos démarches :
- Filtres dans la liste des contacts : Dans Contacts > Contacts, filtrez votre affichage en un clic (ex. : afficher uniquement les Bénévoles).
- Campagnes d'e-mailing et newsletters : Dans le module Communication, ciblez vos destinataires en choisissant directement une ou plusieurs catégories.
- Groupes dynamiques : Créez des groupes automatiques dont la composition s'actualise en continu selon la catégorie du contact.
- Exports Excel / CSV : Exportez vos listes de contacts triées par catégorie pour vos besoins administratifs ou déclarations fédérales.
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