Les Feuilles de Présence

C'est quoi ?
Un outil pour remplacer vos feuilles de présence papier. Faites l'appel en quelques clics et consultez vos statistiques de participation.

Comment y accéder ?
Cliquez sur le menu déroulant “Contacts” puis sur “Feuilles de présence”.

Vous avez deux onglets : celui des feuilles de présence et celui des statistiques reliées à vos feuilles de présence et adhérents.

🔐 Droits d'accès et rôles de gestion (Mise à jour 3.14) :

• Administrateur : accès complet à toutes les feuilles de présence de l'association.
• Rôle « Feuilles de présence » (plein) : accès complet à l'ensemble des feuilles et aux statistiques.
• Rôle « Feuilles de présence restreint » : le gestionnaire accède uniquement aux feuilles qu'il a lui-même créées (gestion de ses propres séances).
• Note : Le rôle « Contacts restreint » ne donne plus accès aux feuilles de présence. Il convient désormais d'attribuer spécifiquement le rôle Feuilles de présence (plein ou restreint).

Étape 1 : Créer un groupe dynamique

Pourquoi ? Pour avoir une liste de personnes. Sans liste, impossible de faire l'appel !

Pour cela, vous pouvez suivre directement ce guide sur la création et la gestion des groupes dynamiques.

Note : Les feuilles de présence s'appuient sur les groupes dynamiques.

Étape 2 : Créer une feuille de présence

Allez dans l'onglet Feuilles de présence puis cliquez sur Ajouter une feuille de présence.

Remplissez les 3 informations demandées :

• 📝 Libellé : ex. "Samedi XX/XX - Basket enfant 8 - 10 ans"
• 📅 Date : Date et heure de l'événement
• 👥 Groupe : Sélectionnez votre groupe dynamique

Puis choisissez une action :

• Enregistrer = sauvegarde pour plus tard.
• Enregistrer et faire l'appel = bascule immédiatement sur l'écran d'appel.

Étape 3 : Faire l'appel

Cliquez sur votre feuille pour ouvrir la fenêtre d'appel.

Pour chaque personne, cliquez sur le statut :

• ✅ Vert = Présent
• ❌ Rouge = Absent
• ❓ Gris = Non défini

C'est tout ! Tout est enregistré automatiquement.
💡 Note : Vous pouvez modifier à tout moment si vous vous trompez.

Consulter vos feuilles

Le tableau affiche :

• Nom de la feuille
• Date
• Nombre de présents (ex : 2/3)
• Pourcentage de présence (ex : 66.67%)

Filtres disponibles :

Cliquez sur "Filtrer les résultats" pour trier par :

• Date (Avant le / Après le)
• Groupe dynamique
• Taux de présence minimum et maximum

Voir les statistiques

Allez dans l'onglet Statistiques.

Vous y trouverez trois indicateurs clés :

• 📋 Feuilles de présence : Nombre total de feuilles créées
• 👥 Status de présence (N) : Répartition en volume (présents / absents / non-définis)
• 📊 Status de présence (%) : Répartition en pourcentage

Filtrez par : Période (Avant le / Après le), Groupe dynamique ou Membre spécifique.

Exemples d'utilisation

Cas 1 : Formation sur 3 jours

1. Créez 1 groupe : "Formation Excel"
2. Créez 3 feuilles : "Jour 1", "Jour 2", "Jour 3"
3. Faites l'appel chaque jour
4. Consultez les stats à la fin

Cas 2 : Réunions mensuelles

1. Créez 1 groupe : "Comité de direction"
2. Créez 1 feuille par mois : "Réunion Janvier", "Réunion Février"...
3. Gardez l'historique toute l'année

Questions fréquentes (FAQ)

Je me suis trompé ?
→ Rouvrez la feuille et changez simplement le statut.

Je peux supprimer une feuille ?
→ Oui, utilisez la croix rouge à droite de votre feuille de présence (attention, action définitive).

Je peux faire l'appel plus tard ?
→ Oui, vous pouvez le faire même plusieurs jours après l'événement.

Un gestionnaire ne voit pas toutes les feuilles de l'association ?
→ S'il dispose du rôle « Feuilles de présence restreint », il ne voit que les feuilles qu'il a lui-même créées. Pour lui donner accès à l'ensemble des feuilles de l'association, attribuez-lui le rôle plein « Feuilles de présence » via le menu Contacts > Rôles.

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