Changer de trésorier : transférer les accès et prendre en main Pep's Up

Changer de trésorier : transférer les accès et prendre en main Pep's Up

Suite à une Assemblée Générale, votre association a élu un nouveau trésorier ? Le changement de bureau est une étape de transition délicate. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, il est crucial de transférer proprement les accès à votre plateforme Pep's Up.

Voici la marche à suivre en 4 étapes pour une passation réussie, sans avoir besoin de clôturer votre exercice comptable en cours.

1. Créer le profil du nouveau trésorier (et configurer ses droits)

La première étape consiste à donner au nouveau responsable les accès à l'administration. Ne lui donnez jamais les identifiants de l'ancien trésorier ! Chacun doit avoir son propre compte.

1. Rendez-vous dans Contacts > Contacts.
2. Si le nouveau trésorier n'est pas encore dans la base, cliquez sur + Ajouter un contact (l'adresse e-mail est obligatoire pour qu'il puisse se connecter). S'il est déjà membre, cliquez simplement sur l'icône de modification de sa fiche.
3. Allez dans l'onglet Catégories & Rôles.
4. Dans l'encart Catégories, vous pouvez l'associer à Membre du Bureau.
5. Descendez dans l'encart Droits d'accès (cliquez sur + Configurer les droits d'accès si le menu est replié) et ajustez les accès par module :
   • Rôle Comptabilité : passez le bouton sur Complet.
   • Rôle Dons, Boutique, Adhésion : passez les boutons sur Actif pour qu'il puisse gérer les paiements liés.
   • Rôle Contacts : passez le bouton sur Lecture ou Complet (indispensable pour lier un paiement à un membre).
6. Cliquez sur Enregistrer. Le système lui enverra un e-mail pour créer son mot de passe.

2. Révoquer les accès de l'ancien trésorier

C'est l'étape la plus souvent oubliée, mais essentielle pour la sécurité de votre association. L'ancien trésorier ne doit plus avoir accès à la gestion de l'association.

• Toujours dans Contacts > Contacts, ouvrez la fiche de l'ancien trésorier.
• Allez dans l'onglet Catégories & Rôles.
• Dans les droits d'accès, repassez le Rôle Comptabilité sur Aucun, et les modules financiers (Dons, Adhésion, etc.) sur Inactif.
• Son compte redevient un compte membre classique. Il conserve l'historique de ses paiements personnels, mais n'aura plus les menus d'administration.

3. Mettre à jour les informations légales (Reçus fiscaux)

Si votre association émet des reçus fiscaux (CERFA), il faut impérativement mettre à jour le signataire, sous peine d'émettre des documents caducs.

1. Allez dans le module Dons > Configuration.
2. Dans la section Paramètres des reçus fiscaux, descendez jusqu'à l'encart Responsable.
3. Modifiez le Nom, le Prénom et la Fonction (si le président a aussi changé).
4. Supprimez l'ancienne signature et téléchargez le scan de la signature du nouveau signataire légal. Pensez à enregistrer.

4. La passation comptable : le point d'étape

Inutile de clôturer l'exercice si le changement de trésorier intervient en pleine saison sportive. La passation consiste simplement à faire un pointage précis à la date de transition.

• Le Rapprochement : L'ancien trésorier doit s'assurer que les soldes affichés sur Pep's Up correspondent exactement aux soldes réels des comptes bancaires de l'association au jour du passage de relais.
• Une fois ce point validé entre les deux parties, le nouveau trésorier peut sereinement reprendre la saisie des futures recettes et dépenses là où son prédécesseur s'est arrêté.

💡 N'oubliez pas le paiement en ligne ! Si vous utilisez les paiements par carte bancaire sur Pep's Up, le changement de responsable légal ou de compte bancaire de l'association nécessitera de mettre à jour vos informations directement auprès de Stripe (notre partenaire de paiement), qui exige des vérifications d'identité strictes pour le versement des fonds.