Comprendre et utiliser les catégories de contacts

Pour bien gérer une association, il est indispensable de savoir qui est qui dans votre base de données. Sur Pep's Up, le système de Catégories vous permet d'étiqueter chaque personne selon son rôle associatif.

Cependant, il est crucial de faire la distinction entre une "catégorie" que vous attribuez manuellement, et un "statut" que le système calcule automatiquement.

1. La différence fondamentale : Catégorie vs Statut

C'est une subtilité technique importante, notamment pour les termes Adhérent et Ancien adhérent :

• Les Catégories (Manuelles) : Ce sont de simples étiquettes que vous pouvez cocher ou décocher à tout moment dans la fiche d'un contact, à titre purement indicatif ou pour faciliter vos envois d'e-mails.
• Les Statuts (Automatiques) : Le logiciel attribue lui-même un véritable "statut" légal et comptable au contact selon des critères financiers stricts :
  • Le statut "Adhérent" s'active uniquement quand le contact possède un dossier d'adhésion payé sur une période d'adhésion en cours.
  • Le statut "Ancien adhérent" se met en place automatiquement quand le contact a eu un dossier d'adhésion payé, mais que la période de validité de cette adhésion est terminée.

2. Où attribuer une catégorie manuelle à un contact ?

La gestion des catégories s'effectue directement dans la fiche de chaque personne :

1. Rendez-vous dans Contacts > Contacts.
2. Cliquez sur l'icône de modification (le petit crayon) sur la ligne de la personne concernée.
3. Allez dans le dernier onglet intitulé Catégories & Rôles.
4. Dans l'encart CATÉGORIES, il vous suffit de cliquer sur les étiquettes correspondantes pour les activer (elles passent en bleu). Vous pouvez attribuer plusieurs catégories à une même personne.

3. Les autres catégories disponibles

En dehors des étiquettes d'adhérents, Pep's Up propose des catégories natives pensées pour couvrir les autres profils gravitant autour de votre association :

• Membre du Bureau : À cocher pour votre équipe dirigeante (Président, Trésorier, Secrétaire...).
• Responsable de section & Animateur / Entraîneur : Idéal pour identifier votre staff technique, vos coachs ou les responsables d'activités spécifiques.
• Parent : Essentiel pour les associations accueillant des mineurs. Cela permet d'identifier rapidement les représentants légaux dans votre base.
• Bénévole : Pour taguer les personnes qui donnent de leur temps lors de vos événements, même s'ils ne sont pas des adhérents pratiquants.
• Contact extérieur : Utilisez cette catégorie pour vos partenaires, sponsors, fournisseurs, ou les contacts de la mairie. Ils sont dans votre base, mais n'ont pas de rôle associatif direct.

💡 L'astuce de filtrage : Grâce aux catégories, vous pouvez vous rendre dans votre module Communication et décider d'envoyer un e-mail uniquement aux "Animateurs / Entraîneurs" pour une réunion technique, sans avoir à les sélectionner un par un !