Un adhérent a payé son dossier, puis renonce à une activité et vous le remboursez. Pep's Up propose deux façons de faire. Elles n'ont pas le même effet sur votre comptabilité : choisissez avant d'agir.
| Méthode 1 — Rembourser la recette (recommandée) | Méthode 2 — Retirer le produit de la fiche | |
|---|---|---|
| Comptabilité | ✅ La vente et son remboursement restent dans le journal : le remboursement est justifié | ⚠ La recette du produit est supprimée du journal, sans écriture d'annulation. Le remboursement reste, sans la vente qui l'explique |
| Fiche d'adhésion | Le produit reste coché | ✅ Le produit disparaît de la fiche |
| Place de l'activité | Non libérée | ✅ Rendue au stock |
| Groupes et listes de l'activité | L'adhérent y reste (voir « Sortir l'adhérent des effectifs ») | ✅ L'adhérent en sort automatiquement |
Comment choisir ? Si votre comptabilité doit pouvoir justifier chaque remboursement (expert-comptable, contrôle, subvention), prenez la méthode 1. Si seule compte une fiche à jour et la place libérée, la méthode 2 convient, en sachant ce qu'elle efface.
Méthode 1 — Rembourser la recette
- Ouvrez la commande : depuis le dossier, bouton Gérer la commande (icône calculatrice), ou depuis Comptabilité > Journal.
- Sur la ligne du produit à rembourser, cliquez sur Rembourser une recette. Une ligne négative « (remboursement) » s'ajoute. Le montant est prérempli en totalité ; modifiez-le pour un remboursement partiel.
- Enregistrez la sortie d'argent avec Rembourser un paiement (par exemple un paiement négatif par chèque bancaire), du même montant.
- Contrôlez la commande : ni reste à payer, ni trop-perçu.
Sortir l'adhérent des effectifs : le produit restant coché, l'adhérent reste dans les groupes dynamiques filtrés sur cette activité. S'il quitte le club, passez sa catégorie d'« Adhérent » à « Ancien adhérent ». S'il garde son adhésion et ne renonce qu'à une activité, retirez-le à la main des groupes de l'activité.
Méthode 2 — Retirer le produit de la fiche
⚠ La recette du produit sera supprimée de votre comptabilité. Indiquez la raison dans le libellé du remboursement : c'est la seule trace qui restera.
- Ouvrez la commande (Gérer la commande) et cliquez sur Rembourser un paiement, du montant du produit. Le dossier affiche alors un reste à payer de ce montant.
- Sur le dossier, ouvrez la modification des produits de la fiche et décochez le produit. Le reste à payer revient à 0 €.
- Contrôlez que le dossier est toujours Payé.
Pourquoi rembourser d'abord ? Pep's Up refuse une fiche dont le total deviendrait négatif : tant que l'argent n'est pas sorti, décocher le produit créerait un trop-perçu.
⛔ Si vous avez déjà utilisé « Rembourser une recette » sur ce produit, ne supprimez pas cette ligne pour pouvoir décocher : vous effaceriez le remboursement de votre comptabilité. Restez sur la méthode 1.
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